Conditions Générales de Vente et de prestations de service du Laboratoire Départemental de la Côte-d'Or

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après dénommées «CGV»), régissent les relations contractuelles entre le Laboratoire Départemental de la Côte-d’Or (ci-après désigné LDCO) et ses clients concernant les prestations d’analyses, de formation, d’audit et de conseils. Les CGV sont consultables sur le site internet du LDCO et sont jointes lors de la passation de toute commande. De ce fait, toute passation de commande emporte adhésion entière et sans réserve du client aux présentes CGV.
Les présentes CGV peuvent être modifiées à tout moment par le LDCO. Le client n’est tenu que par les dispositions des CGV en vigueur au moment où il les a approuvées.

Obligations des parties
Le client s’engage à respecter les termes de ces présentes CGV et à avertir le LDCO en cas de changement d’adresse, de raison sociale, de gérant ou autres.
Le LDCO s’engage à respecter les termes des présentes CGV et à informer le client de toute modification. Il s’engage à assurer la protection des informations confidentielles et les droits de propriété du client.

Le LDCO :

• est agréé par le Ministère en charge de la Santé pour les analyses d’eaux propres
• est agréé par le Ministre chargé de l’Environnement (se reporter à la liste des laboratoires sur le site Internet de gestion des agréments du Ministère chargé de l’Environnement)
• détient les agréments A, B et Entérotoxines Staphylococciques du Ministère de l’Agriculture et de l’Alimentation, pour les analyses de microbiologie alimentaire
• possède plusieurs agréments du Ministère de l’Agriculture et de la Souveraineté alimentaire, pour les analyses vétérinaires et de chimie alimentaire.

La liste détaillée des analyses accréditées du LDCO est consultable sur le site Internet du COFRAC (www.cofrac.fr), numéro d'accréditation du laboratoire : N° 1-0796.
Le LDCO se réserve le droit de rendre, en accord avec le client, un résultat ou un rapport hors accréditation à la suite d'une anomalie survenue au cours du prélèvement, de l'acheminement des échantillons ou lors de la réalisation de l'analyse et pouvant avoir un impact sur les résultats. Dans ce cas, le rapport n’est par conséquent pas présumé conforme au référentiel d’accréditation : Il ne peut être affiché ou transmis à un tiers. Des réserves sont émises sur le rapport si nécessaire.

Utilisation de la marque d’accréditation
L'accréditation du COFRAC atteste de la compétence des laboratoires pour les seuls essais couverts par l'accréditation. Le rapport ne concerne que les objets soumis à l'analyse tels qu'ils ont été reçus quand le laboratoire n'est pas responsable de l'échantillonnage ou tels qu'ils ont été échantillonnés quand le laboratoire a réalisé les prélèvements. Sa reproduction n'est autorisée que sous sa forme intégrale. En dehors de cet usage, l'utilisation de la marque d'accréditation n'est pas autorisée. Le rapport ne doit pas être reproduit partiellement. Un usage abusif de la référence à l'accréditation fera l'objet à minima d’une non-conformité à traiter voire d'une information au Cofrac et d'une action corrective appropriée en cas d’usage abusif répété.

Le LDCO s’engage à maintenir une bonne communication avec le client et à lui fournir sur demande tout avis ou conseil d’ordre technique.

Définition du terme « commande »
Seuls les documents suivants ont une valeur contractuelle entre le LDCO et le client  et valent acceptation des présentes CGV :

• Devis, contrat, convention, partenariat, cahier des charges : le retour de l’un de ces documents signé par le client conditionne le début de la prestation
• Demandes d’analyses émises par le LDCO ou toutes autres formes telles qu’un document signé émanant du client, une ordonnance signée établie par un prescripteur.

A minima, la demande d’analyses doit stipuler les coordonnées du demandeur et du payeur, le lieu de prélèvement, l’identification du prélèvement, la date et l’heure du prélèvement ou la date de fabrication, les analyses demandées et toute information utile permettant d'identifier l'échantillon, sous réserve d’acceptation par le LDCO qui se prévaut du droit de refuser tout ou partie de la demande.
La demande peut être complétée par un échange avec le client selon les besoins du laboratoire.
Cette offre technique et tarifaire ou demande d’analyse validée fait office de bon de commande dans le cas où le client n’établit pas de bon de commande.
Toute prestation additionnelle demandée par le client sur des échantillons reçus par le LDCO donnera lieu à l’émission d’un nouveau document contractuel et sera traitée comme une nouvelle commande, pouvant notamment impliquer de nouveaux délais indicatifs d’exécution.

Acceptation des échantillons
Chaque échantillon doit être accompagné d'une demande d'analyse dûment complétée.
Le LDCO ne pourra être tenu responsable en cas d'identification erronée sur l'échantillon ou sur les documents d'accompagnement.
En cas de non réalisation de l'analyse demandée, le LDCO se réserve le droit, après avoir contacté le client, de procéder à la destruction des échantillons.

Restitution des échantillons
Aucun échantillon confié au LDCO pour analyse ne sera restitué sauf sur demande expresse et sauf en cas d'échantillon non destructif notamment à des fins de vérification, dans des conditions réglementaires d'emballage et d'expédition appropriées y compris en matière de sécurité.

Choix des méthodes
Dans tous les cas, le choix de la méthode est réalisé en accord avec le client. Le LDCO propose des méthodes adaptées au besoin du client et, en priorité, accréditées. Le LDCO s'engage à utiliser la méthode convenue. Lors de la revue de contrat, l'incidence des écarts demandés par le client est examinée avant de réaliser la prestation.
La liste des méthodes accréditées est consultable sur le site du COFRAC. Les méthodes accréditées peuvent évoluer dans le cadre des portées flexibles, notamment de type FLEX2 et FLEX3. Elles sont tenues à jour par le laboratoire.
Pour les paramètres accrédités, lors de l'établissement de l’offre technique et tarifaire, le laboratoire s'engage à utiliser la version de la méthode en vigueur et en cas d'évolution de version d'une norme, il mettra en œuvre cette nouvelle version et informera le client, à minima, sur le rapport d'essai. Pour quelques paramètres, le laboratoire utilisera l'une ou l'autre des méthodes accréditées. Pour les paramètres accrédités, les méthodes citées peuvent comporter quelques écarts mineurs aux référentiels sans impact sur les résultats. De plus, il sera noté sur le rapport d'essai en observation « incertitudes associées aux résultats d'analyses fournies sur demande » (sauf dans le domaine de la santé animale).

Modalités de prélèvement
Collecte et prélèvement réalisé par les agents du LDCO : le client s’engage à fournir au LDCO, avant l’exécution de la prestation, les modalités d’accès au site et les mesures de prévention afin que les échantillons soient prélevés selon les normes en vigueur. Le client est alors responsable de la sécurité sur les sites et dans les locaux au sein desquels sont réalisées les prestations.
Le client ou le prescripteur a la responsabilité du choix des points de prélèvement. Ce choix peut se faire en collaboration entre le client et le LDCO.
Prélèvements effectués par le client : le client doit faire les prélèvements dans des contenants adaptés spécifiques aux analyses à réaliser. De ce fait, le LDCO peut lui fournir les contenants adaptés accompagnés des fiches de demandes d’analyses, des protocoles de prélèvements et conditions de transport/délai d’acheminement adéquats.

Conditions de transport
Elles sont définies au moment de la passation de la commande et sont précisées dans les devis par domaine d’activité.
Transport réalisé par les agents du LDCO : les véhicules de prélèvement sont équipés d’enceintes thermostatiques sous contrôle continu de la température permettant de garantir le transport des échantillons en froid positif ou négatif.
Transport réalisé par le client : le client doit se référer aux recommandations du LDCO. A réception de l’échantillon, le LDCO en vérifie la conformité (contenant, volume, température, identification) et se réserve le droit de le refuser s’il ne satisfait pas aux exigences.

Délais d’exécution
Ils sont précisés par le LDCO lors de l’établissement de la commande.

Transmission des rapports d’analyses
Le rapport d’analyses est transmis au client et aux destinataires désignés lors de la commande, par voie dématérialisée (portail Extranet ou occasionnellement par mail) ou par courrier. Le rapport signé électroniquement à en-tête du LDCO ou l’édition papier originale du rapport d’analyses, validée par un signataire font foi et se substituent au résultat partiel auquel le client aurait eu accès au préalable. Tout accès au portail Extranet se fait via l’acceptation des modalités du règlement d’accès à l’Extranet du laboratoire sur son site « laboratoire.cotedor.fr ».
Un identifiant et un mot de passe unique permettent la consultation de manière sécurisée.
Le LDCO fournit également des conseils, renseignements ou informations tant en ce qui concerne, en amont, l’étendue et l’objet de la prestation, qu’en aval, les résultats d’analyses et leurs causes ou conséquences éventuelles, leur interprétation. Toutefois, l’exploitation des résultats d’analyses incombe exclusivement au client qui met seul en œuvre, sous sa responsabilité exclusive, les mesures qu’il juge adéquates.

Déclaration de conformité
Une déclaration de conformité peut être émise par le laboratoire sauf avis contraire du client. Cette déclaration de conformité est basée sur des textes réglementaires, les normes ou toute autre spécification. Ces textes sont précisés sur les rapports d'essais.
La déclaration de conformité ne tient pas compte de l'incertitude associée. Cette mention est indiquée sur les rapports d'essai.
La déclaration de conformité émise sur le rapport d'essai est accompagnée de la mention suivante : la déclaration de conformité est couverte par l'accréditation si tous les paramètres sur lesquels elle s'appuie sont rendus sous accréditation.

Revue de contrat
Le LDCO s’engage à mettre en œuvre les moyens, les compétences et l’expertise requis à l’exécution de la commande et à informer le client de tout retard ou écart important dans l’exécution des prestations.

Toute réclamation fait l'objet d'une réponse dans les meilleurs délais. Le schéma du traitement de la réclamation est communiqué par mail au client sur demande. Le client est informé (dans la mesure du possible) de la réception, du traitement et de la fin du traitement des réclamations, pour celles reconnues de la responsabilité du laboratoire et adressées par mail au LDCO.

Dans le cas où le LDCO ne pourrait pas assurer tout ou partie des prestations, il s’engage à les confier à un sous-traitant compétent, après accord du client.

Le Laboratoire Départemental de la Côte-d’Or est agréé par la Direction du Travail (n° 26.21.P.0029.21) et est certifié Qualiopi depuis le 5 novembre 2021 (n° 438178) pour dispenser des formations. Toutes les prestations de formation sont éligibles à la prise en charge par un OPérateur de COmpétences (OPCO).
Si le client souhaite que le règlement de prestation soit réalisé par un OPCO dont il dépend, il lui appartient de :

• faire une demande de prise en charge avant le début de la formation et d’en suivre le traitement
• indiquer clairement cette disposition sur le bulletin d’inscription ou à la personne qui enregistre sa demande
• s’assurer de la bonne fin du paiement par l’OPCO désigné

Si l’OPCO prend en charge partiellement le coût de la formation, le reliquat sera facturé au client. La notification de prise en charge de l’organisme payeur sera remise au LDCO au plus tard le jour de la formation ; dans le cas contraire, le client sera facturé de l’intégralité du coût de la prestation de formation.

Ces prestations font l’objet d’une commande transmise au client pour acceptation et qui devra être retournée signée avant le début de la prestation.  
En cas de pré-requis nécessaires, ceux-ci sont indiqués sur le catalogue de formation, le site internet, le synopsis et la grille d’apprentissage joints à la commande.
Toute modification de la nature de la prestation, du nombre de participants, du lieu de réalisation, de la date retenue par les parties fait l’objet d’une communication au client au préalable et peut entraîner une modification de la commande. En effet, après inscription et concertation entre les deux parties, le client transmet le nom du ou des stagiaires prévu(s) à la date de signature de la commande ou au plus tard 3 semaines avant le début de la prestation. En cas de changement de nom, le client informe le LDCO avant la date de la session.

Une quinzaine de jours avant le début de la prestation, les convocations nominatives par stagiaire précisant notamment l’objet de la formation, le lieu et les horaires sont envoyées au responsable de l’inscription qui se chargera de les remettre aux participants.

En début de session des formations, un livret d’accueil contenant le règlement intérieur de la formation est remis à chaque participant qui s'engage à le respecter lorsqu’il émarge la feuille de présence.

Toute absence, retard ou départ anticipé doivent être mentionnés au LDCO. En cas de départ anticipé d’un stagiaire, une décharge doit être signée afin de dégager le LDCO de toute responsabilité, notamment pour les formations inter-entreprises, et une indication sera portée sur la feuille de présence. En cas d’absence non justifiée d’un ou plusieurs stagiaires inscrits, le LDCO en informera le client et les frais de la prestation seront dus. Les présences seront attestées par la signature de la feuille de présence, le matin et/ou l’après-midi, par les participants.

A l’issue de toute formation, l’évaluation des acquis est réalisée sous forme de quiz en fin de session. La délivrance d’une attestation de formation individuelle est soumise à la responsabilité du formateur.
Une évaluation de la satisfaction des stagiaires est également réalisée à chaud. Cette mesure de la satisfaction est aussi réalisée à froid auprès des clients et des OPérateurs de COmpétences (OPCO).

Le LDCO met à disposition une partie de ses locaux pour dispenser la formation, un formateur et des moyens pédagogiques (transparents, vidéo projection, exposés, expériences professionnelles, …). Il remet à chaque participant un support de formation.

A noter que les formations dispensées dans les locaux du LDCO sont maintenues pour un minimum de quatre stagiaires et un maximum de dix stagiaires. Au cas où le nombre de quatre stagiaires ne serait pas atteint, le LDCO se réserve le droit d’annuler la session prévue, au plus tard une semaine avant la date prévue et en proposant une autre date. Une nouvelle version de la commande sera alors établie.

Dans le cadre de ces prestations, le LDCO est amené à fournir au client divers documents (support de formation, relevé d’observations, Dossier d’Agrément Sanitaire, Plan de Maîtrise Sanitaire, préconisations, …). Ces éléments constituent des œuvres originales et sont donc protégés par le code de la propriété intellectuelle. Le client ne peut porter atteinte à ce droit de propriété intellectuelle et ne peut céder à un tiers ou exploiter commercialement le fruit du travail du LDCO sans son accord préalable et écrit.

Les tarifs proposés par le LDCO sont valables pour l’année civile en cours suivant la dernière délibération portant accord de principe sur la tarification des prestations d’analyses, de formation, d’audit et de conseils réalisées par le LDCO.

Application de la TVA

Le LDCO n’est que partiellement assujetti à la TVA ; les taux retenus sont fonction de la nature et du caractère réglementaire ou non des analyses. Les tarifs figurant dans le catalogue tarifs sont Hors Taxes.
Les arrondis générés par le logiciel de gestion des dossiers d’analyses peuvent conduire à une différence de quelques centimes d’euros par rapport à la commande.

Remises

Il existe des possibilités de remises selon le volume d’analyses ou le montant total des prestations réalisées au LDCO.

Si le type de prélèvement et/ou les critères à analyser sur les échantillons confiés au LDCO diffèrent de ceux prévus lors de la passation de la commande, les tarifs applicables sont ceux figurant au catalogue du LDCO sur lesquels la remise octroyée s’applique.

Pour les clients qui demandent l’envoi des résultats d’analyses par courrier, des frais de transmission postale sont appliqués à hauteur d'1,24 € HT par dossier. A noter que ces frais ne sont pas appliqués pour les utilisateurs de l’Extranet du LDCO ne recevant plus de rapport papier.

Le recouvrement des frais de prestations est opéré par la régie de recettes du LDCO, sur la base d’une facture adressée au client ou à une tierce personne désignée lors de l’établissement de la commande, à l’issue de la réalisation des prestations. Le comptable assignataire est M. Le Payeur Départemental de la Côte-d’Or.

Une date butoir de paiement est notée sur toutes les factures émises. En cas de non-paiement à l’échéance des sommes dues, la facture est mise au contentieux auprès de la Paierie Départementale.

Les modalités de paiement acceptées sont :

• par virement au compte Trésor Public 00002004079 « Régie de recettes du Laboratoire » (RIB : 10071 21000 00002004079 34) – (IBAN : FR76-1007-1210-0000-0020-0407-934) – (BIC : TRPUFRP1)
• par chèque bancaire ou postal libellé au Laboratoire Départemental de la Côte-d’Or et adressé au 2ter, rue Hoche – CS 71778 – 21017 DIJON Cedex
• par paiement électronique sécurisé via le site internet du LDCO : https://laboratoire.cotedor.fr/
• en numéraire pendant les heures d’ouverture de la régie de recettes du laboratoire : 9 h 15 – 12 h 00 et 14 h 00 – 16 h 30

Le Laboratoire Départemental de la Côte-d’Or est garanti en matière de responsabilité civile auprès d’une société notoirement solvable dans le cadre des prestations visées à toute commande.

La responsabilité du LDCO ne pourra pas être mise en oeuvre si la non-exécution ou le retard dans l'exécution de l'une de ses obligations décrites dans les présentes Conditions Générales de Vente découle d'un cas de force majeure. À ce titre, la force majeure s'entend de tout événement extérieur, imprévisible et irrésistible.

L’ensemble des documents des services transversaux et techniques sont archivés selon la procédure qui décrit les modalités d’archivage dans les locaux dédiés du LDCO et qui en assure une consultation aisée, selon une DUA (Durée d’Utilité Administrative) définie jusqu’à leur sort final : conservation aux Archives départementales ou destruction.
Les modalités reposent sur le tableau de gestion des archives du LDCO élaboré et tenu à jour par la direction du laboratoire et la direction des Archives départementales de la Côte-d’Or, selon les dispositions légales et les évolutions des textes règlementaires justifiant ou non de leur conservation. Le LDCO s’engage à conserver les données brutes et la copie des rapports d’analyses pendant une période de 5 ans après l’arrivée des échantillons au laboratoire sauf conditions contractuelles ou réglementaires prolongeant ce délai.

Prescription relative aux obligations de confidentialité des laboratoires (règlementation et norme NF EN ISO/CEI 17025 – 2017) :

• le LDCO garantit la confidentialité des résultats obtenus. Aucune donnée ne sera communiquée à des tiers, sauf si des exigences légales ou règlementaires le requièrent. Dans ce cas, le client est avisé, sauf si la loi l'interdit.
• le LDCO garantit le maintien de confidentialité des données obtenues auprès de sources autres que le client
• le LDCO s’engage à agir en toute impartialité. Le client s’engage quant à lui à n’exercer aucune pression sur le LDCO qui pourrait nuire à son objectivité

Prescription relative au RGPD :
Les informations recueillies au sein de ce document font l'objet d'un traitement informatique destiné au LDCO pour la finalité suivante : « Gestion Technique, Commerciale du Laboratoire Départemental » dont la durée de conservation des données est de 10 années.

En application du Règlement Européen sur la protection des données (UE 2016/679) du 27 avril 2016 et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (dite « loi informatique et libertés »), vous pouvez accéder aux données vous concernant ou demander leur effacement. Vous disposez également d'un droit d'opposition, de rectification et d'un droit à la limitation du traitement de vos données (cf. cnil.fr pour plus d'informations sur vos droits).

Pour exercer ces droits ou pour toute autre question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données (DPO) par voie électronique : dpo@cotedor.fr ou par courrier postal :

Conseil Départemental de la Côte-d'Or
MEOP – Délégué à la Protection des Données (DPO)
53bis rue de la Préfecture
CS 1601 – 21035 Dijon Cedex

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés ou que ce traitement n'est pas conforme aux règles de protection des données, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL – 3 place Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex – www.cnil.fr).

En cas de contentieux portant sur l’application ou l’interprétation des CGV et seulement après avoir épuisé toutes les possibilités de règlement à l’amiable, les parties conviennent de s’en remettre au Tribunal compétent du lieu de situation géographique du Conseil Départemental de la Côte-d’Or.

CGV version 3 du 01/01/2024